การเตรียมตัวเพื่อเข้าร่วมงานแสดงสินค้า

การร่วมงานแสดงสินค้า (Tradeshow) เป็นอีกช่องทางหนึ่งสำหรับผู้ประกอบการในการประชาสัมพันธ์และเปิดตลาดสินค้าใหม่ แต่ด้วยค่าใช้จ่ายในการเข้าร่วมงานแสดงสินค้าในต่างประเทศที่ค่อนข้างสูง ประกอบกับระยะเวลาที่จำกัด ผู้ประกอบการจึงจำเป็นต้องมีความพร้อมในด้านต่างๆ ก่อนการออกงานแสดงสินค้าแต่ละครั้ง ซึ่งประเด็นที่ผู้ประกอบการควรคำนึงถึงได้แก่

1. การเลือกเข้าร่วมงานแสดงสินค้า

ปัจจัยประการแรกที่ผู้ประกอบการควรคำนึงถึงคือวัตถุประสงค์ของงานแสดงสินค้านั้นๆ ผู้ประกอบการควรเลือกงานแสดงสินค้าโดยพิจารณาจากคุณภาพและปริมาณของผู้เข้าชมงาน โดยวัตถุประสงค์ของงานแสดงสินค้าจะมุ่งเน้นกลุ่มเป้าหมายทางการตลาดของสินค้าที่นำมาแสดงนั้นๆ ดังนั้นผู้ประกอบการควรศึกษาให้รอบคอบว่าผู้มาเข้าร่วมงานคือกลุ่มผู้บริโภคที่ตนต้องการเจาะตลาดอยู่ และกลุ่มผู้มาร่วมงานจะให้ความสนใจกับสินค้าที่ตนนำออกแสดงนั้นหรือไม่ นอกจากนี้ ควรจะต้องคำนึงถึงค่าใช้จ่ายในการออกงาน เช่น ค่าขนส่ง เดินทาง ค่าออกบูธ ค่าที่พัก ฯลฯ อีกด้วย

2. เป้าหมายของการเข้าร่วมงานแสดงสินค้า

การกำหนดเป้าหมายหรือผลลัพธ์จากการแสดงสินค้าเป็นปัจจัยสำคัญที่จะทำให้ผู้ประกอบการประเมินได้ว่าการออกงานแสดงสินค้านั้นๆคุ้มค่ากับการลงทุนหรือไม่ ซึ่งเป้าหมายการแสดงสินค้าแต่ละครั้งอาจมีวัตถุประสงค์ที่ต่างกันไป เช่น การหานักลงทุน การหาผู้ร่วมธุรกิจ การเปิดช่องทางทางการตลาดใหม่ การสำรวจความต้องการของผู้บริโภค แนวโน้มตลาดในอนาคต และการประเมินความสามารถของคู่แข่ง เป็นต้น

การประเมินว่าการเข้าร่วมงานแสดงสินค้านั้นบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้หรือไม่ วัดได้โดยปัจจัยที่แตกต่างกันออกไป ตัวอย่างเช่น หากเป้าหมายเป็นไปเพื่อการเปิดตัวสินค้าใหม่ อาจวัดได้จากยอดสั่งซื้อสินค้ารายนั้น หรือหากผู้ประกอบการต้องการหานักลงทุน ผู้ประกอบการควรจะคำนวนว่าธุรกิจของตนนั้นต้องการเม็ดเงินลงทุนเป็นจำนวนเท่าใด และคาดว่าการออกงานแสดงสินค้านั้นจะนำเงินลงทุนสู่ธุรกิจของตนได้ตรงตามตัวเลขที่ตั้งไว้หรือไม่

3. การจัดเตรียม ออกแบบสถานที่ที่ใช้แสดงสินค้า

การออกแบบสถานที่แสดงสินค้าหรือบูธเป็นปัจจัยสำคัญที่จะดึงดูดให้ผู้เข้ามาร่วมงานหยุดชมสินค้าที่แสดงนั้น การออกแบบบูธจึงต้องคำนึงถึงคุณสมบัติของผู้เข้าชมงานด้วย โดยผู้ประกอบการอาจใช้เครื่องมือประชาสัมพันธ์ เช่น การแจกตัวอย่างสินค้าทดลอง หรือแข่งขันเพื่อรับของรางวัลเล็กๆน้อยๆ เพื่อดึงดูดความสนใจของผู้เข้าชมงานได้

การออกแบบแผ่นป้ายบูธเป็นอีกหนึ่งองค์ประกอบสำคัญที่จะดึงดูดความสนใจของผู้ชมงานได้ โดยแผ่นป้ายควรมีข้อความที่กระชับ เข้าใจได้ง่าย เน้นการสื่อสารกับกลุ่มตลาดเป้าหมายเป็นหลัก และควรเป็นแผ่นป้ายที่มองเห็นได้ง่ายและชัดเจน เป็นต้น

4. การให้บริการและการสื่อสารกับผู้เข้าชมสินค้า

เนื่องจากงานแสดงสินค้ามีเวลาจำกัด เจ้าหน้าที่ประจำบูธควรเตรียมตัวในการให้ข้อมูลสินค้าแก่ผู้สนใจในภาษาที่กระชับ เข้าใจง่าย และครอบคลุมวัตถุประสงค์หลักของสินค้า ทั้งนี้ผู้ให้ข้อมูลควรสอบหากลยุทธในการสื่อสารที่เพียงพอในการดึงดูดความสนใจของผู้สอบถามได้ นอกเหนือจากการโฆษณาสินค้าแล้ว การสื่อสารกับผู้เข้าชมงานเป็นปัจจัยสำคัญสำหรับผู้ประกอบการที่ต้องการสำรวจตลาด โดยการสนทนากับผู้เข้าชมที่ตัดสินใจไม่ซื้อสินค้าของตนอาจทำให้ผู้ประกอบการสามารถประเมินได้ว่าอะไรเป็นประเด็นปัญหาที่ทำให้ผู้เข้าชมเหล่านั้นตัดสินใจไม่เป็นลูกค้า เจ้าหน้าที่ประจำบูธเป็นบุคคลที่สื่อภาพลักษณ์ของธุรกิจ และจะต้องสามารถให้ความรู้เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ที่นำออกแสดง ดังนั้นผู้ที่จะรับหน้าที่นี้ควรเป็นบุคคลที่มีบุคลิกภาพเป็นกันเอง สุภาพ และมีความรู้ดีเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์และบริษัทนั้นๆ

นอกเหนือจากการสื่อสารกับผู้เข้าชมงานในช่วงระหว่างงานแสดงสินค้าแล้ว ผู้ประกอบการควรคำนึงถึงการติดต่อกลับหลังเสร็จงานหรือ Follow Up กับกลุ่มผู้เข้าชมงานด้วย การติดต่อหลังจากงานแสดงเป็นการสร้างโอกาสทางตลาดที่แท้จริงของธุรกิจเนื่องจากผู้บริโภคส่วนใหญ่ไม่ได้ตัดสินใจซื้อสินค้าทันทีในงานแสดงสินค้านั้นๆ การติดต่อกลับภายหลังงานแสดงสินค้าจึงเป็นช่องทางสำคัญในการจูงใจ รวมถึงการสำรวจตลาดในกลุ่มลูกค้าทั้งเก่าและใหม่ได้ ด้วยเหตุนี้ ผู้ประกอบการจึงควรให้ความสนใจในการเก็บรวบรวมข้อมูลของผู้สนใจผลิตภัณฑ์ในระหว่างงานร่วมแสดงสินค้าให้ครบถ้วนและถูกต้อง และไม่ควรทิ้งช่วงเวลาในการติดต่อกลับที่นานเกินไป นอกจากนี้การติดต่อกลับควรเลือกช่องทางที่หมาะสมและไม่เป็นการรบกวนลูกค้าจนเกินไป เช่น email เป็นต้น